O que diz o Decreto nº 10.278/2020 sobre digitalização de documentos públicos

Digitalizar um documento não é apenas escaneá-lo. Para que a versão digital tenha a mesma validade jurídica do papel, é preciso seguir critérios específicos definidos pelo Decreto Federal nº 10.278/2020. Neste artigo, explicamos o que muda na prática para órgãos públicos e empresas privadas.

O decreto estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, para que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais. Isso inclui exigências sobre resolução mínima, formato de arquivo (como o PDF/A, voltado para preservação de longo prazo), metadados de rastreabilidade e assinatura digital do responsável pela digitalização.

Na prática, isso significa que não basta escanear uma pilha de papéis e guardar os arquivos em uma pasta. É necessário um processo de trabalho documentado: quem digitalizou, quando, com qual equipamento, seguindo qual padrão de qualidade — e como esse arquivo será conferido e armazenado depois.

Para órgãos públicos, a conformidade com o Decreto 10.278/2020 é o que permite, por exemplo, o descarte seguro do papel físico após a digitalização (quando aplicável) e sustenta a validade dos documentos digitais em auditorias, processos administrativos e prestação de contas.

A Amplogest estrutura esse processo de ponta a ponta: da triagem física à conversão certificada em PDF/A e TIFF, com controle de qualidade e trilha de auditoria completa — para que a digitalização da sua instituição tenha, de fato, validade jurídica.